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Política de Proteção de Dados do Grupo Sonova

1.    OBJETIVO

Como parte de nossos valores compartilhados de inovação, envolvimento e responsabilidade, respeitamos a privacidade de todas as pessoas que nos confiaram seus dados pessoais, incluindo nossos clientes, pacientes, funcionários e parceiros comerciais. A Política de Proteção de Dados do Grupo Sonova (“Política”) define princípios comuns para a proteção de dados pessoais no âmbito da Sonova Holding AG e suas afiliadas (coletivamente, a “Sonova”).


2.    ESCOPO E APLICABILIDADE

Esta política cobre todos os dados pessoais coletados processados pela Sonova. Ela se aplica a todas as entidades jurídicas da Sonova, bem como a seus funcionários e aos nossos fornecedores em todo o mundo.  

O que são Dados Pessoais?  Dados Pessoais são informações mantidas pela Sonova identificáveis de pessoas físicas (também chamados de “Titulares dos Dados”), incluindo: o nome dos indivíduos, a sua data de nascimento, os seus endereços postais, os seus endereços de e-mail, os números de telefone e qualquer outra informação relativa aos indivíduos.  

O que significa “coletar ou processar” Dados Pessoais? De modo amplo, “processar” ou “coletar” são os modos como lidamos com os Dados Pessoais. Atente a que o processamento ou a coleta de Dados Pessoais não se trata apenas de um processamento eletrônico, inclui também a coleta sistemática de dados, por exemplo, para um sistema de arquivamento. Somente usamos os Dados Pessoais coletados ou processados por você na função de seu emprego em casos justificados, e nesta mesma extensão. As leis de Proteção de Dados fornecem detalhes sobre o que é permitido ou exigido: por exemplo, você deve armazenar Dados Pessoais em segurança, manter a sua confidencialidade, divulgá-los apenas quando justificado, e posteriormente, quando não forem mais necessários, apagar completamente os Dados Pessoais.  

Algumas palavras sobre “categorias especiais de Dados Pessoais”, as quais exigem atenção redobrada, uma vez que são altamente sigilosas e que as pessoas geralmente têm uma expectativa justificada de que essas categorias sejam ainda mais protegidas do que os Dados Pessoais “normais”. Essas categorias abarcam informações de saúde, dados genéticos ou biométricos com o fim exclusivo de identificação de uma pessoa física, a vida sexual ou a orientação sexual ou dados pessoais reveladores de origens raciais ou étnicas, opiniões políticas, crenças religiosas ou históricas ou participação como membro em sindicatos. Esses tipos de Dados Pessoais devem ser tratados com cuidado especial.  


3.    FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES

Funcionários da Sonova


Cada funcionário é responsável pela proteção de Dados Pessoais que ele trata como parte de sua função. Os funcionários da Sonova que processam Dados Pessoais no âmbito de suas atividades e áreas de responsabilidade são responsáveis e considerados imputáveis pelo processamento de Dados Pessoais conforme as leis aplicáveis, esta Política e diretrizes e procedimentos de apoio. O mesmo se aplica para terceiros que processem Dados Pessoais em nome da Sonova.  

Os funcionários da Sonova devem relatar imediatamente incidentes de segurança de dados reais e potenciais. Um incidente seria, por exemplo, a perda de um computador, telefone móvel ou pen drive da Sonova, uma vez que eles podem conter determinados Dados Pessoais de clientes ou usuários que podem acabar nas mãos erradas. Você também deverá relatar acessos não autorizados, divulgação não autorizada ou qualquer perda de Dados Pessoais observada.

Escritório de Proteção de Dados do Grupo Sonova

O Escritório de Proteção de Dados do Grupo Sonova (o “Escritório PD”) consiste no Grupo-Chefe de Proteção de Dados, dos Campeões Globais de Proteção de Dados Comerciais e Funcionais (os “Campeões da Proteção de Dados”) bem como nos Coordenadores da Proteção de Dados locais (os “Coordenadores da Proteção de Dados”). Eles são responsáveis pela implementação desta política, bem como por fornecer orientação na matéria em questão e treinamento à gerência, funções comerciais e funcionários. O Grupo-Chefe da Proteção de Dados tem a responsabilidade geral pelo programa de proteção de dados do grupo todo, em particular por sua estratégia e administração.

4.    PRINCÍPIOS DA PROTEÇÃO DE DADOS

Nós só podemos coletar Dados Pessoais de maneira justa e legal 

Justificativa para a Coleta    

Podemos coletar e processar Dados Pessoais somente se pudermos nos embasar em uma justificativa jurídica. Existem diversas “justificativas jurídicas” na lei de proteção de dados: caso o Titular de Dados em questão tenha dado o seu consentimento; caso os Dados Pessoais particulares sejam necessários para se executar um contrato com o Titular dos Dados (por exemplo, o endereço pode ser processado para a entrega de um produto); ou o processamento dos Dados Pessoais seja necessário para que a Sonova cumpra com uma obrigação legal. Para saber mais, consulte as “Diretrizes para a Fundamentação Jurídica para a Coleta e o Processamento de Dados Pessoais.”

Transparência    

Antes de coletar Dados Pessoais, devemos informar aos Titulares de Dados envolvidos, em linguagem clara, o modo exato como seus Dados Pessoais serão usados, por quem e com que objetivo. Consulte as “Diretrizes dos Comunicados de Privacidade e Obtenção de Consentimento” para saber mais sobre o que deve ser informado ao Titular de Dados.

Proporcionalidade e Minimização de Dados  

 Devemos limitar a quantidade de Dados Pessoais coletados ao que é realmente necessário para exercer um fim comercial legítimo. Antes de coletar os Dados Pessoais, pergunte-se: “Preciso realmente destes Dados Pessoais? Posso cumprir este objetivo sem estes Dados Pessoais?” E colete então apenas tanto quanto for necessário para cumprir o fim identificado, não mais. Quando possível, você deverá mascarar a identidade do Titular de Dados. Isso pode ser feito anonimizando-se os dados, ou, conforme sugerido por lei, “pseudonimizando-se” os dados. A “Pseudonimização” significa que a pessoa relacionada com os dados, o Titular de Dados, não poderá ser identificada sem que você ou alguma outra pessoa tenha acesso a informações adicionais. Por exemplo, atribuindo-se um número aleatório a uma pessoa e mantendo a lista de números designados às pessoas em algum lugar seguro, inacessível às pessoas que fazem uso dos Dados Pessoais, seria uma forma de Pseudonimização.

Devemos processar os Dados Pessoais de modo responsável

Limitação das Finalidades    

Poderemos processar Dados Pessoais apenas com os fins (1) especificamente indicados ao Titular de Dados no momento da coleta, ou (2) de acordo com o previsto por lei. Você não deverá alterar o objetivo do uso dos Dados Pessoais, a não ser que obtenha um novo consentimento do Titular de Dados para o novo objetivo de processamento ou que lhe seja permitido alterar esse propósito por algum motivo jurídico. Caso precise de ajuda, peça orientação mais detalhada ao seu Campeão / Coordenador de Proteção de Dados, ou então, ao seu Escritório PD.

Qualidade dos Dados    

Os Dados Pessoais devem ser precisos, completos e atualizados em todos os momentos. Portanto, devemos tomar medidas razoáveis para garantir que os Dados Pessoais mantidos nos nossos sistemas de arquivamento sejam precisos, completos e atualizados. Quando os Dados Pessoais estiverem incorretos, incompletos ou desatualizados em relação ao fim para o qual foram coletados, eles devem ser corrigidos. Favor entrar em contato com o departamento de TI para receber a confirmação que os sistemas que você usa estão configurados de modo a cumprir esta exigência.

Retenção de Dados    

Os Dados Pessoais podem ser mantidos apenas pelo tempo necessário para o cumprimento do fim legítimo para o qual os dados foram coletados. Portanto, você deverá destruir, excluir ou anonimizar os Dados Pessoais que não sejam mais necessários para cumprir os fins pretendidos, a menos que as leis aplicáveis ou os calendários internos de retenção de registro exijam um período de retenção mais curto ou comprido. 

Segurança dos Dados     

Os Dados Pessoais deverão ser protegidos contra a perda ou destruição acidental, cópia não autorizada, modificações, acesso, divulgação ou processamento por meio de medidas técnicas e organizacionais adequadas. Com este objetivo, os Dados Pessoais são sempre classificados como confidenciais. Portanto, trate sempre os Dados Pessoais com o mesmo cuidado e confidencialidade que você dedicaria a outras informações confidenciais comerciais. Alguns exemplos adicionais de boa prática de segurança de dados são: proteção das próprias senhas, seguir uma política de mesa limpa e não deixar papéis com Dados Pessoais visíveis, restringindo o acesso a documentos, por exemplos, por meio de uma senha ou similar.  

Direito de Privacidade    

Devemos estar cientes dos direitos dos indivíduos à privacidade. Caso o Titular dos Dados entre em contato com a Sonova e solicite informações sobre os Dados Pessoais por ele emitidos, ou então a exclusão de tais dados, devemos responder sem atrasos. Devemos permitir a esses Titulares dos Dados o acesso aos seus Dados Pessoais, e, quando necessário, corrigir, emendar, restringir ou excluí-los. Favor entrar em contato com o Escritório PD caso receba uma solicitação desse tipo.  Para maiores informações, favor consultar as “Diretrizes sobre o Direito à Privacidade.”

Devemos documentar nossas atividades de processamento

Responsabilidade    

Somos responsáveis por manter um registro de nossas atividades de processamento de Dados Pessoais ao nível do grupo empresarial. Os Campeões e Coordenadores de Proteção de Dados auxiliam os funcionários e empresas do grupo no estabelecimento e na manutenção desse registro. 

Consciência     

Devemos estar cientes e saber quais Dados Pessoais nós mantemos, bem como onde, como e por que usamos esses dados e quem mais pode ter acesso e usar esses dados.
Documentação    Devemos documentar nossas atividades e sistemas de processamento e manter tal documentação exata e atualizada. Consulte o “Procedimentos Operacionais Padrão sobre a Coleta e o Processamento de Dados Pessoais” e consulte o Escritório PD para orientação adicional.

Devemos observar regras específicas ao entrar em uma relação com um fornecedor de serviços e/ou transferir dados pessoais entre fronteiras

Fornecimento

- Antes de entrar em uma relação com um fornecedor de serviços, precisamos tomar certas medidas:
- Compreender quais Dados Pessoais o provedor de serviços precisa acessar e processar, caso seja esse o caso, a fim de fornecer os serviços; 
- Verificar se o provedor de serviços está capacitado para proteger os Dados Pessoais e em conformidade com todas as leis aplicáveis;
- Entrar em um acordo por escrito com o provedor de serviços, incluindo todas as obrigações de proteção e segurança de dados relevantes, e especificar a consequência caso haja uma violação dos Dados Pessoais. Favor consultar as “Diretrizes sobre o Fornecimento”
- Quando o provedor de serviços não estiver disposto a entrar nesse acordo por escrito e fornecer as garantias de proteção de dados necessárias, a Sonova não poderá entrar em uma relação com esse provedor de serviços.

Transferência de Dados Intragrupo    

Para a Transferência de Dados Pessoais de uma empresa da Sonova para outra empresa dentro do Grupo Sonova, favor consultar o Acordo de Processamento e Transferência de Dados Pessoais do Grupo Sonova, vigente desde 1° de janeiro de 2018.

Transferência para outras partes e países    

Não nos é permitido transferir, compartilhar, publicar, permitir acesso ou divulgar de qualquer outro modo Dados Pessoais para terceiros, a menos que tenhamos um motivo legítimo para fazê-lo. Antes de transferir qualquer Dado Pessoal para pessoas em outros países, consulte as Diretrizes sobre Transferências de Dados entre Fronteiras” e peça orientações adicionais ao seu Escritório PD.

A Política de Proteção de Dados do Grupo Sonova é uma etapa importante para alinhar ainda mais a Sonova como um todo com a alteração dos padrões na abordagem da proteção de Dados Pessoais por parte das autoridades ao redor do mundo. Cada funcionário da Sonova tem a responsabilidade de colaborar com este esforço, a fim de possibilitar à Sonova tirar vantagem das oportunidades do mundo conectado ao mesmo tempo que protege a empresa, seus funcionários e executivos, e, em última instância, expectativas justificadas que nossos clientes e pacientes têm em relação à Sonova.  

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